أنظمة ERP (خطوة أساسية لبناء مؤسسي)

أنظمة ERP (خطوة أساسية لبناء مؤسسي)

أنظمة ERP (خطوة أساسية لبناء مؤسسي)

00:12 25 August in News
أنظمة ERP (خطوة أساسية لبناء مؤسسي)

لازال أهداف الاستمرارية والنمو والسعي للربح من أكبر الهواجس التي تصيب رواد الاعمال سواء عند بدء مشاريعهم أو عند النقطة التي تبدأ فيه تلك المشاريع بالتراجع أو التوقف عن تحقيق الربح والنمو، وكثير من تلك المشاريع قد تفشل لعدم قدرتها على مواكبة النمو والازدهار المتوقع منها، وذلك كون النمو والتطور هي القاعدة الثابتة لنجاح أي مشاريع ريادة الاعمال (مبدأ الذي لا ينمو يندثر ومن لا يتطور يندثر).

وعند الغوص والتحقق عن الأسباب الحقيقية لفشل تلك المشاريع وعلى الرغم من توفر الخبرة الفنية – في العادة- لرواد الاعمال الا ان تلك الخبرة لم تشفع لهم في إبقاء المشروع على سكة النجاح، وبالتالي فان السبب الحقيقي لعدم النجاح هو عدم توفر الخبرة الإدارية والمؤسسية اللازمة لإبقاء المشروع في إطار مناسب.

ولاي باحث له نظرة خبيرة ومتفحصة نجد ان أسباب فشل المشاريع (والتي قد تختلف من بلد الى اخر ومن قطاع لأخر او حتى من فترة اقتصادية لأخرى) لا تكون في العادة لأسباب فنية او تشغيلية وانما تكون ناتجة عن عدم قدرة رائد الاعمال في المضي قدماً بالمشروع، ففي البداية يكونوا قادرين على إدارة المشروع وبناءه أما مع بدء عمليات النمو وتوسع المشروع تحدث المشاكل وتواجه التحديات، حيث يصاحب هذا النمو عدم القدرة على السيطرة على المشروع لأسباب تعود لعدم ادراك رواد الاعمال ما يدور حولهم اما لاتساع حجم العمليات وتعقيدها او نمو عدد الموظفين او اتساع الرقعة الجغرافية التي يغطيها المشروع وغيره من أسباب، التي تفقد رائد الاعمال ميزتي السيطرة والتحكم.

وهنا نستحضر العبارة التي تقول انه لا يوجد مشاريع اعمال سيئة وانما هنالك إدارة سيئة (There Is No Bad Business There Is Bad Management) أي ان العبارة تشير بكل وضوح الى ان أي فشل هو ناتج عن سوء الإدارة وليس بسبب الاعمال، وفي حالتنا هذه فان القدرات الإدارية لرائد الاعمال لا تمكنه من إدارة المشروع بعد النمو الذي حدث لتلك الاعمال، وعدم توفر القدرات والجدارات تؤدي الى الانهيار والانهيار المفاجئ بالتحديد.

ولتخطي هذه العيوب والمشاكل التي يواجهها رواد الاعمال والمشاريع الناشئة فقد ظهرت مفاهيم إدارية حديثة لمعالجة هذا الخلل مثل ظهور فكرة الحوكمة (Governance) وهي الفكرة التي تقوم في الأساس على الفصل بين الإدارة والملكية بحيث يتم تعيين إدارة تنفيذية قادرة على تحمل التبعات الإدارية والفنية للمشروع بشكل مهني ويقوم الملاك بالتركيز على الدور الرقابي على اعمال الإدارة التنفيذية وتقييم أداءها.

على ان تطبيق مفاهيم الحوكمة التي عالجت جزئياً فكرة البقاء والاستمرارية لمشاريع الاعمال تخللها كثير من فروق نجاح تطبيق الفكرة، وبالتالي نجحت مجموعة من مشاريع الاعمال التي تبنت الفكرة في النجاح وأخرى فشلت، وكانت أسباب فروق نجاح التطبيق يعود اما لجودة الأشخاص الذين تبنوا الفكرة او لنضوج الفكر المؤسسي في المشروع.

وهنا تدخلت الأفكار الجديدة لسد الثغرات الناتجة عن التطبيق فظهرت أنظمة ERP ومنها نظام GTS one- ERP لمد يد العون القوية لنشل وإنقاذ تلك المشاريع من الضياع الذي لحق بها، حيث ألزمت تلك الأنظمة المتعاملين معها – وقبل أي شيء- بعمل مأسسة حقيقية لتلك المشاريع، فعلى سبيل المثال لا الحصر تطلب الأنظمة تعريف واضع للأعمال ال(Business) و نموذج الاعمال (Business Model) من خلال التعريف بالمؤسسة وفروعها والعلاقة التي تربط بها والتعريف بالزبائن (نظام المبيعات وCRM) وحفظ الموجودات الثابتة (Fixed Assets نظام) والمخزون (Warehouse نظام) وغيرها من بيانات ومعلومات توضع بشكل منسق وواضح ومنظم.

كما ان تلك الأنظمة تطلب بشكل واضح تعريف دقيق للعلاقات الإدارية والتنظيمية التي تربط الوحدات الإدارية المختلفة سواء في نفس الوحدة الإدارية او على مستوى المؤسسة وفروعها، وتعنى تلك الأنظمة بتعريف واضح للصلاحيات المنفذة عبر المؤسسة مهما كان حجمها وتعقيد عملياتها، وهذا التنظيم يعد الاهم في بناء العمل المؤسسي في أي مشروع أعمال.

وعلى المستوى المالي والمفاهيم المالية وهذه المفاهيم هي انعكاس حقيقي لجودة أداء مشروع الاعمال، فتم حل قضية المأسسة المطلوبة على أساس بناء شجرة حسابات واحدة (Chart Of Accounts) وهي الحسابات التي عن طريقها يتم تربيط كافة أجزاء المؤسسة سواء فيما يتعلق بالمخزون او المبيعات او المشتريات أو الموازنات او غيرها من برامج، أي ان المؤسسة تتحدث مالياً بلغة واحدة ضمن بيانات وأرقام وربط واحد، الامر الذي يعكس عمل مؤسسي واحد وبيانات مالية حقيقية ذات بعد عملي وتطبيقي وذا شكل شفاف.

وهذا الربط الذي تحدثنا فيه عن شجرة الحسابات نستطيع اسقاطه على كافة البيانات الخاصة بالزبائن والتي تكون واحدة بين برامج نظام (ERP- Module) فالبرنامج يتعامل مع الزبائن على مستوى المؤسسة كوحدة واحدة بخصوص التسميات والتعامل، ونفس الشيء ينطبق على التعامل مع المخزون وعلى الموردين وهكذا.

من خلال ما تم سردة سابقاً لآلية وكيفية تعامل أنظمة ERP ومنها نظام GTS-One ERP (الأكثر تميزاً في السوق) نجد ان تلك الأنظمة قامت فكرة تطويرها وبناءها على أساس بناء مؤسسي يكفل لمشاريع الاعمال تخطي كافة المشاكل والتحديات التي يواجهها رواد الاعمال في مشاريعهم، فتلك الأنظمة عند تطبيقها تنقل خبرة إدارية ومؤسسية عالية في التعاطي مع العمليات الإدارية والتشغيلية لاي مشروع، وعند اسقاط مبدا العائد والتكلفة (Cost & Benefits) عند تطبيق النظام نجد ان الحجم الحقيقي للعائد المتأتي من تطبيق النظام هو يفوق بمرات كثيرة قيمة التكلفة المتوقعة لتبني هذا النظام، كما ان قيمة مشروع الاعمال الذي يعمل يطبق أنظمة ERP ترتفع فقط لتطبيقه النظام لأنها قيمة مضافة ويعد استثمار وليس مصروف.

وعليه فان على جميع رواد الاعمال والذي يملكون خطط قائمة على النمو والازدهار لمشاريعهم ولكي يختصروا عليهم المسافة والوقت والجهد المطلوبة للبناء، فان عليهم البحث بجدية على نظام GTS-One ERP الذي يمكنه من إدارة مشاريعهم بشكل مؤسسي كي لا ينتابهم مشاعر الخوف من المستقبل ومن عدم التوفيق في ريادتهم لمشاريعهم لان النظام يتعاطى مع كل الأفكار ويعالج كافة الصعوبات والتحديات التي يواجهها أي رائد أعمال.